REGLEMENT NEDERLANDSE POOL VAN HET JAAR „POLONUS 2011"

Artikel 1: Algemene bepalingen

§ 1.

Dit reglement bevat bepalingen voor de verkiezing van de Pool van het jaar die wordt gehouden onder de naam ´Polonus 2011´. Deze verkiezing betreft in Nederland wonende personen met de Poolse nationaliteit/ achtergrond.

§ 2.

De verkiezing wordt georganiseerd door:

• Pools-Nederlandse Kulturele Vereniging, hierna te noemen PNKV;
• Vereniging van Pools-Nederlandse Ondernemingen, hierna te noemen VPNO;
• OTTO Work Force, hierna te noemen OTTO.

Het initiatief wordt volledig gesteund door de Poolse Ambassade in Nederland in Den Haag. Om deze verkiezing te kunnen realiseren en te kunnen handhaven in de komende jaren, is in Den Haag de Stichting Polonus opgericht.

§ 3.

Het doel van deze verkiezing is om de positieve Poolse inbreng in de Nederlandse maatschappij te promoten. Dit kan bereikt worden door de verdiensten van de in Nederland wonende Polen te presenteren en vervolgens prijzen aan deze bijzondere vertegenwoordigers van de Poolse maatschappij toe te kennen.

Tevens biedt deze verkiezing ook de gelegenheid om contacten tussen Polen en Nederland te stimuleren.

 

Artikel 2: Bepalingen betreffende de verkiezingen

§ 1.

De verkiezing wordt gehouden in vijf categorieën:

1. Business
2. Cultuur
3. Wetenschap en techniek
4. Jonge succesvolle Pool
5. Ere Polonus – prijs voor vertegenwoordiger van de Nederlandse maatschappij, voor zijn/haar grote verdiensten ten behoeve van de integratie van Polen in Nederland

Per categorie zijn de volgende algemene omschrijvingen gegeven waaraan de kandidaten moeten voldoen om genomineerd te kunnen worden:

BUSINESS

Ondernemers die ten minste drie jaar actief zijn op de Nederlandse markt, succesvolle en zakelijke handelscontacten met Polen hebben, nieuwe werkplekken creëren en bouwen aan het goede imago van het Poolse ondernemerschap.

CULTUUR

Kunstenaars actief op het gebied van de Poolse, Nederlandse en/of Europese cultuur, of organisatoren van de in Nederland herkenbare culturele evenementen.

WETENSCHAP EN TECHNIEK

Personen die door hun wetenschappelijke onderzoek of op andere manieren aan de ontwikkeling van de Nederlandse wetenschap bijdragen en bouwen aan het positieve imago van het Poolse hoge wetenschapsniveau.

SUCCESVOLLE JONGE POOL

Personen tot 35 jaar die zich door hun activiteiten en verdiensten op een excellente wijze onderscheiden van de generatie jonge Polen in Nederland;

ERE POLONUS – een Nederlander met grote verdiensten op het gebied van de integratie van de Polen in Nederland. Nederlanders of Nederlandse organisaties, die ten behoeve van de integratie van Polen of de Poolse maatschappij in Nederland actief zijn op het gebied van o.a. sociale en educatieve behoeftes, arbeids- en woonvoorwaarden etc.

§ 2

Er wordt ook een prijs van de Internetgebruikers verwacht, die aan de winnaar van de Internetverkiezing (www.polonus.nl) zal worden toegekend. De winnaar wordt uitgekozen uit de kandidaten, die in één van de in het artikel 2 § 1 genoemde categorieën wordt genomineerd.

§ 3.

In de categorieën Business, Cultuur, Wetenschap en Techniek en Jonge Succesvolle Pool mogen alleen de in Nederland wonende Poolse burgers of personen van Poolse afkomst kandidaat gesteld worden.

In de categorie ereprijs, mogen alleen de in Nederland wonende Nederlandse burgers, personen van Nederlandse afkomst of de instituties die in Nederland actief zijn ten behoeve van de integratie van Polen kandidaat gesteld worden.

§ 4.

De volgende personen zijn uitgesloten voor de verkiezing:

• Medewerkers van de Poolse diplomatieke dienst;
• Medewerkers van de Poolse internationale organisaties;
• Bestuursleden van de Stichting Polonus;
• Leden van de Jury; en hun familieleden.

§ 5.

De kandidaten mogen worden genomineerd door verenigingen, bonden of andere organisaties, ook door groepen en individuele personen (Polen en/of Nederlanders).

Elke nominatie moet worden voldaan in de in § 6 genoemde documenten en moet ook voldoen aan het volgende:

• In geval van een vereniging, bond of een andere organisatie – de steun van het bestuur van de desbetreffende organisatie,
• In geval van individuele personen – de steun van ten minste 10 personen, die hun voor- en achternaam, woonadres en nummer van identiteitsdocumenten vermelden en het aanmeldingsformulier persoonlijk ondertekenen.

§ 6.

De aan de verkiezingen deelnemende kandidaat verklaart schriftelijk dat hij/zij:

• Zijn/haar toestemming geeft om te worden genomineerd;
• Akkoord gaat met het verwerken van zijn/haar in het aanmeldingsformulier vermelde persoonsgegevens.

Deelname aan de verkiezingen houdt in dat kandidaten akkoord gaan met het openbaar maken van hun voor- en achternaam.

§ 7.

Tot de verplichte documenten behoren:

• Een formulier met handtekeningen van het bestuur of van de vereniging/ bond of andere organisatie of een groep (tenminste 10) personen, die de kandidaat steunen, met de motivering van de nominatie (bijlage 1),
• toestemming van de kandidaat voor zijn/haar deelname aan de verkiezingen en de verklaring van de kandidaat dat hij/zij akkoord gaat met het verwerken van de persoonlijke gegevens (bijlage 2).

De volledig ingevulde formulieren gaarne sturen naar:

• e-mailadres: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.
• postadres: Stichting Polonus
  T.a.v. Sekretariat Kapituły
  Korte Molenstraat 28
  2513 BM Den Haag

§ 8.

Tijdens deze editie mag dezelfde kandidaat slechts voor één categorie worden genomineerd.

§ 9.

Iedere, op een juiste wijze genomineerde, kandidaat zal, op de website van de Stichting Polonus (www.polonus.nl) worden geplaatst (akkoord van de genomineerde vereist). De genomineerde kandidaten zullen deelnemen aan de internetverkiezingen. De winnaar zal de prijs van de internetgebruikers ontvangen.

§ 10.

De Jury is verplicht de aanmeldingen op een formele manier te controleren, de meningen te presenteren en de genomineerde kandidaten in de afzonderlijke categorieën te noemen.

§ 11.

De Jury bestaat uit de vertegenwoordigers van de in Nederland actief zijnde Poolse organisaties. De organisaties die zitting zullen nemen in de Jury, zullen één bestuurslid afvaardigen, die over één stem zal beschikken.

De organisator behoudt het recht om de personen van buiten de kring van Poolse organisaties tot jurylid op te roepen.

§ 12.

De Jury wordt voorgezeten door het bestuur van de Stichting Polonus uitgenodigde Poolse senator. Het Secretariaat wordt door het bestuur van Stichting Polonus toevertrouwd aan een persoon verbonden aan een van de organisatoren.

§ 13.

De Jury is gerechtigd om aanmeldingen die niet voldoen aan de vereisten van dit reglement af te wijzen.

In het geval de Jury informatie verkrijgt omtrent het vermelden van valse gegevens en/of het schenden van de wet en/of het op andere manier niet nakomen van de inhoud van dit reglement, heeft de Jury het recht om de toekenning van de prijs op te schorsen totdat alle onzekerheden verklaard zijn, afgezien van de toekenning van de prijs of het eventueel toekennen van de prijs aan een andere kandidaat in dezelfde categorie.

§ 14.

In het kader van de verkiezingen kan de Jury op eigen initiatief een speciale prijs toekennen aan een privé- of rechtspersoon voor zijn/haar verdiensten op het gebied van Pools-Nederlandse betrekkingen.

§ 15.

Besluiten worden genomen met een meerderheid van de stemmen van de Jury. Er bestaat geen mogelijkheid om je stem als jurylid in te houden. In het geval van een gelijk aantal stemmen, is de stem van de Voorzitter doorslaggevend. Er kan geen beroep worden gedaan op de beslissing van de Jury.

§ 16.

De vergaderdata van de Jury worden minimaal 14 dagen van tevoren bekend gemaakt bij de Juryleden.

§ 17.

De Jury maakt een proces-verbaal van haar zitting op. Dit bevat de motivering van de Juryleden over de keuze van de Polonus 2011 in de alle categorieën.

 

Artikel 3: Termijnen

§ 1.

De verkiezingen gaan in op 20 juli 2011.

§ 2.

De sluitingsdatum voor het nomineren van kandidaten is 30 september 2011.

§ 3.

De Secretaris van de Jury is verplicht de aanmeldingen te controleren op formele juistheid. Hij is tevens gerechtigd contact op te nemen met de personen die de kandidaten steunen om dit na te gaan. Daarna maakt de Secretaris een overzicht van de juist genomineerde kandidaten en stuurt alle informatie door naar de Jury uiterlijk op 10 oktober 2011.

§ 4.

Mochten de gegevens van een kandidaat wijzigen, is hij/zij verplicht deze binnen 14 dagen na de wijziging aan het secretariaat van de Jury te melden.

§ 5.

Van alle aanmeldingen zal de Jury tot 22 oktober 2011 drie kandidaten per categorie uitkiezen en de informatie hiervan zo snel mogelijk aan Stichting Polonus doorgeven. Alle genomineerde kandidaten zullen hiervan schriftelijk binnen 4 dagen na de beslissing op de hoogte worden gebracht.

§ 6.

Indien de deelnemers hiermee akkoord gaan, zullen zij ook deelnemen aan de internetverkiezingen die op de site www.polonus.nl van 26 oktober t/m 15 november 2011 plaats zullen vinden.

§ 7.

De bekendmaking van de winnaars zal op 19 november 2011 plaatsvinden tijdens de feestelijke prijsuitreiking. Hiermee wordt de eerste editie van de verkiezing „Polonus 2011" afgesloten. De namen van de winnaars zullen bekengemaakt worden o.a. op de websites van Stichting Polonus (www.polonus.nl), PNKV (www.pnkv.nl), VPNO (www.vpno.nl), OTTO (www.ottoworkforce.eu), de Poolse Ambassade in Den Haag (www.haga.polemb.net) en in andere media.

§ 8.

De organisator betaalt geen transport- en/of verblijfskosten van de genomineerden.

§ 9.

In het geval de winnaar niet in staat is zijn prijs te ontvangen op 19 november, is het mogelijk deze persoonlijk of door de gemachtigde persoon van Stichting Polonus op te laten halen. De prijs kan ook per post worden verstuurd (aangetekend).

 

Artikel 4: Prijzen

§ 1.

De Jury kent de prijzen toe - één in elk van de vijf categorieën. De Jury is gerechtigd af te zien van het toekennen van de prijs, zonder de redenen ervan bekend te hoeven maken.

§ 2.

De prijs is het beeld en een diploma als souvenir van deelname aan de verkiezing.

§ 3.

Beelden en diploma's worden niet geruild in een equivalent.

 

Artikel 5: Slotbepalingen

§ 1.

Het bestuur van Polonus behoudt het recht om dit reglement te wijzigen. Alle wijzigingen worden gepubliceerd op de website van Stichting Polonus.

§ 2.

Over alle niet in dit reglement beschreven zaken besluit het bestuur van de stichting.

§ 3.

De ingezonden documenten worden niet teruggegeven aan de verzenders.

§ 4.

Het reglement gaat van kracht op de begindag van de verkiezing.

§ 5.

Alle aan de verkiezing van Pool van het jaar verbonden of hieruit voortvloeiende geschillen, vallen onder het Nederlandse recht.

 

Dit reglement is vastgesteld door het bestuur van de Stichting Polonus op 27 juni 2011 en is op 20 juli 2011 bekendgemaakt op de website van de stichting (www.polonus.nl).

De links naar het reglement worden tevens geplaatst op de internetpagina's van PNKV (www.pnkv.nl), VPNO (www.vpno.nl), OTTO (www.ottoworkforce.eu) en de Poolse Ambassade in Den Haag (www.haga.polemb.net)

Bestuur Stichting Polonus
Den Haag, 11 september 2011