REGLEMENT VERKIEZING POOL VAN HET JAAR IN NEDERLAND ´POLONUS 2015´

 

 

Artikel 1. Algemene bepalingen

 

§ 1.

Dit reglement beschrijft de bepalingen voor de vierde editie van de verkiezing van de Pool van het Jaar in Nederland: ”Polonus 2015”. Het reglement wordt van kracht op de begindag van de verkiezing.

 

§ 2.

De verkiezing wordt georganiseerd door de Stichting Polonus, opgericht in 2011. Het initiatief wordt volledig gesteund door de Poolse Ambassade in Nederland - www.haga.msz.gov.pl/nl/

 

§ 3.

De verkiezing heeft tot doel Poolse successen en inbreng in de Nederlandse maatschappij te promoten en mee te bouwen aan een positief imago van Polen in Nederland. Bijzondere prestaties van in Nederland wonende Polen worden uitvoerig gepresenteerd en deze excellente vertegenwoordigers van Polen worden in de schijnwerpers gezet. Verder worden de Pools-Nederlandse betrekkingen door het organiseren en uitvoeren van deze verkiezing gestimuleerd.

 

§ 4.

Er is sprake van een verkiezing door een onafhankelijke Jury in de volgende zes Categorieën:

1. Business

2. Cultuur

3. Wetenschap en Techniek

4. Jonge Succesvolle Pool

5. Carrière van het jaar

6. Ere Polonus – prijs voor een vertegenwoordiger van de Nederlandse maatschappij, voor zijn/haar grote verdiensten op het gebied van de integratie van Polen in Nederland

Iedere Categorie kent een winnaar die een prijs ontvangt (Categorieprijs).

§ 5.

Daarnaast is er sprake van een verkiezing van de Pool van het Jaar 2015 door het Publiek via Internet. Hieruit volgt één winnaar die een prijs ontvangt (Publieksprijs).

 

§ 6.

Deelnemen kunnen uitsluitend kandidaten die de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt per 1 juli van het jaar waarin de verkiezingen plaats vinden.

 

 

Artikel 2. Kandidaten

 

§ 1. Per categorie zijn onderstaand de algemene vereisten voor kandidaatstelling weergegeven:

 

BUSINESS

• Ondernemers die ten minste drie jaar (per 1 juli van het desbetreffende jaar) aantoonbaar actief zijn op de Nederlandse markt (dit kan worden aangetoond door middel van het ter beschikking stellen door de kandidaat van een uittreksel uit het handelsregister; bij de personenvennootschappen en rechtspersonen worden tevens oprichtingsakte en statuten overgelegd) en

• Aantoonbaar succesvol zijn – dit kan worden aangetoond door groei(cijfers) – in de afgelopen 3 jaren een omzetgroei en winstgroei van ten minste 15% gerealiseerd (dit wordt door de kandidaat aangetoond door middel van het overleggen van de definitieve jaarrekeningen over de afgelopen 3 jaar, waarbij de jaarrekening van het voorgaande jaar, voor zover nog niet definitief, als concept kan worden overgelegd, tevens overlegt de kandidaat een kopie van volledige IB of VpB aangiftes over de afgelopen drie jaren of een verklaring van een accountant of belastingadviseur waaruit het groeipercentage van omzet, winst, werkgelegenheid in de afgelopen 3 jaren blijken. Geaccepteerd worden uitsluitend de verklaringen opgesteld door de accountants en/of de belastingadviseurs, zijnde leden van de beroepsorganisaties RB, NOB, NBA of NOAB).

 

CULTUUR

Artiesten en kunstenaars actief op het gebied van cultuur, of organisatoren van in Nederland herkenbare culturele evenementen die zich op excellente wijze onderscheiden, met aantoonbare bovengemiddelde resultaten.

 

WETENSCHAP EN TECHNIEK

Personen die door hun wetenschappelijk onderzoek, technische of wetenschappelijke uitvindingen of op andere manieren zich in Nederland op excellente wijze onderscheiden, met aantoonbare bovengemiddelde resultaten op het gebied van wetenschap en techniek en bijdragen en bouwen aan het positieve imago van het hoge Poolse wetenschappelijke niveau.

 

SUCCESVOLLE JONGE POOL

Personen tot 35 jaar (per 1 juli van desbetreffend jaar) die zich door hun activiteiten en verdiensten op een excellente wijze onderscheiden binnen de generatie jonge Polen in Nederland.

 

CARRIERE VAN HET JAAR

Een dynamische medewerker, die in afgelopen vijf jaar een indrukwekkende carrière sprong binnen de organisatie van zijn of haar werkgever heeft gemaakt. Het gaat om nieuwkomers die maximaal 5 jaar in Nederland werken met aantoonbare leidinggevende kwaliteiten en resultaten en een voorbeeldfunctie voor collega’s vormen.

 

ERE POLONUS

Nederlanders of Nederlandse organisaties met excellente verdiensten ten behoeve van de Poolse gemeenschap in Nederland of excellente verdiensten voor de integratie van Poolse gemeenschap in Nederland . Zij zijn actief of zijn actief geweest op het gebied van o.a. sociale, culturele en educatieve behoeftes, arbeids- en woonomstandigheden of behoud van kennis omtrent Poolse soldaten die voor de bevrijding van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog hebben gevochten.

 

§ 2.

In de categorieën Business, Cultuur, Wetenschap & Techniek, Jonge Succesvolle Pool, en Carrière van het Jaar mogen alleen in Nederland wonende Poolse burgers of personen van Poolse origine kandidaat gesteld worden.

In de categorie Ere Polonus, mogen alleen in Nederland wonende Nederlandse burgers, personen van Nederlandse origine of organisaties die in Nederland actief zijn en gevestigd, kandidaat gesteld worden.

 

§ 3.

De volgende personen en hun gezinsleden zijn uitgesloten van de verkiezing:

• Medewerkers van de Poolse diplomatieke dienst en Poolse internationale organisaties;

• Bestuursleden van de Stichting Polonus en de bij de organisatie betrokken vrijwilligers;

• Leden van de Jury.

 

§ 4.

Kandidaten mogen meedoen aan de verkiezing in slechts één categorie.

 

§ 5.

Kandidaten van vorige edities kunnen slechts opnieuw worden voorgedragen in dezelfde categorie na verloop van twee jaar vanaf de editie waarin de betreffende persoon als kandidaat heeft meegedaan. De voordracht dient dan gemotiveerd te worden met recente verdiensten sedert de vorige editie waarin de betreffende persoon als kandidaat heeft meegedaan.

De winnaars van vorige edities kunnen deel nemen aan de verkiezingen in een andere categorie. Ze zijn echter uitgesloten van de deelname in dezelfde categorie.

Dit voorbehoud is niet van toepassing in geval van de schrapping van desbetreffende categorie zoals in Artikel 3 § 7 bepaald.

 

 

 

Artikel 3. Aanmelden kandidaten

§ 1.

Kandidaten kunnen worden aangemeld via daartoe door de organisatie ter beschikking gestelde elektronische communicatiemiddelen (website) voor verkiezingen door:

• Verenigingen, stichtingen of andere organisaties;

• Groepen van individuele personen van ten minste 5 mensen;

• Winnaars van vorige edities (iedere winnaar eenmalig recht).

 

§ 2.

Naast het invullen van verplichte documenten, zoals aangegeven in § 3. dient de kandidaatstelling te worden ondersteund door:

• Het bestuur van de desbetreffende organisatie - in geval van kandidaatstelling door vereniging, stichting of een andere organisatie;

• Ten minste 5 personen - in geval van groepsgewijs voorgedragen kandidaten;

• Winnaar van een vorige editie, desbetreffende winnaar mag zijn steunbetuiging slechts een keer gebruiken (eenmalig recht).

 

§ 3.

Tot de verplichte documenten behoren:

 

Een aanmeldingsformulier met de motivering van de kandidaatstelling (een concept van het formulier is bijgesloten als bijlage 1, echter de aanmelders van een kandidaat dienen het formulier vanuit de internetsite www.polonus.nl te genereren) getekend door:

• Het bestuur van de vereniging, stichting of andere organisatie;

• Een groep (ten minste 5) personen met vermelding van alle voor- en achternamen, telefoonnummers en/of e-mailadressen;

• Winnaar van een vorige editie.

Een formulier met de toestemming van de kandidaat voor zijn/haar deelname aan de verkiezingen en de verklaring van de kandidaat dat hij/zij akkoord gaat met het verwerken van de persoonlijke gegevens (een concept van het formulier is bijgesloten als bijlage 2, echter de aanmelders van een kandidaat of kandidaten dienen het formulier vanuit de internetsite www.polonus.nl te genereren).

 

§ 4.

De aan de verkiezingen deelnemende kandidaat verklaart schriftelijk dat hij/zij:

• Toestemming geeft om te worden voorgedragen;

• Akkoord gaat met het verwerken van zijn/haar in het aanmeldingsformulier vermelde persoonsgegevens;

• Verklaart dat de in de motivering opgenomen bewijzen van zijn/haar verdiensten waar zijn;

• Akkoord gaat met het verkiezingsreglement.

Deelname aan de verkiezingen houdt in dat kandidaten akkoord gaan met het openbaar maken van hun voor- en achternaam en het plaatsen van de kandidatuur met de motivering op de website van de Stichting Polonus.

 

§ 5.

Beide formulieren dienen te worden gegenereerd vanuit de internetsite http:// [precies adres wordt nog hier gespecificeerd].

De volledig ingevulde en ondergetekende formulieren (bijlage 1 en 2) inzake kandidaat dienen ondertekend in PDF formaat naar het e-mailadres: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. te worden toegestuurd.

 

§ 6.

Iedere, op de juiste wijze voorgedragen kandidatuur wordt toegelaten tot de verkiezing. De organisator is gerechtigd om aanmeldingen die niet aan de vereisten van dit reglement voldoen, af te wijzen.

 

§ 7.

Per categorie zijn vereist minimaal 3 kandidaten. Indien er minder dan drie aanmeldingen zijn in desbetreffende categorie, kan het bestuur besluiten desbetreffende categorie voor desbetreffend jaar te schrappen. Mocht in een categorie aantal aanmeldingen onredelijk bezwarend zijn voor de administratieve verwerking door de organisator en/of de Jury, is de organisator gerechtigd de aanmelding in desbetreffende categorie vervroegd te sluiten.

 

Artikel 4. De Jury

 

§ 1.

De Jury bestaat uit een oneven aantal leden, minimaal 9 en maximaal 15 leden inclusief de voorzitter. De Jury wordt elk jaar samengesteld uit vertegenwoordigers van in Nederland actief zijnde Poolse organisaties (de organisaties die in de Jury zitting nemen, vaardigen één (bestuurs)lid af, die over één stem zal beschikken). Om continuïteit te waarborgen, zullen er jaarlijks zes (6) leden van de Jury van het voorgaande jaar zetel in de Jury blijven houden. De 5 winnaars van voorgaande jaren worden uitgenodigd om een plaats in de nieuwe Jury in desbetreffend jaar te in nemen. Het aantal Juryleden wordt aangevuld tot maximaal 15. De organisator behoudt zich het recht voor om personen van buiten de kring van Poolse organisaties en de winnaars als jurylid op te roepen.

Elk Jurylid tekent de als bijlage 3 bijgesloten verklaring van onafhankelijkheid en geheimhouding. Als Jurylid worden uitsluitend toegelaten personen, die op alle punten van de verklaring “ja” hebben gekozen.

 

§ 2.

De Jury wordt voorgezeten door een door het bestuur van de Stichting Polonus uitgenodigde Poolse hoogwaardigheidsbekleder.

 

§ 3 .

Van alle kandidaten zal de Jury in eerste instantie drie kandidaten per categorie nomineren. Alle nominaties worden per direct doorgegeven aan de Stichting Polonus.

 

§ 4.

Vervolgens kiest de Jury een winnaar per Categorie. Van deze zitting wordt een proces-verbaal gemaakt met de motivering van de Juryleden over de keuze van de Polonus 2015 in de verschillende categorieën.

 

§ 5.

De jurybesluiten worden genomen met meerderheid van stemmen. Onthouden van stemming door Juryleden is niet toegestaan. In het geval van een gelijk aantal stemmen, is de stem van de Voorzitter doorslaggevend. Er kan geen beroep worden gedaan op de beslissing van de Jury.

 

§ 6.

Indien nodig zullen medewerkers van het Jurysecretariaat contact opnemen met de personen die de kandidaten hebben voorgedragen en ook met de voorgedragen kandidaten voor vragen en/of verzoeken om meer informatie.

 

§ 7.

In het geval dat de Jury informatie verkrijgt omtrent het aan de Jury verschaffen van valse gegevens en/of het schenden van de wet en/of het op andere wijze niet nakomen van de inhoud van dit reglement, heeft de Jury het recht om de toekenning van de prijs op te schorten totdat alle onzekerheden opgehelderd zijn, danwel af te zien van de toekenning van de prijs, danwel de prijs aan een andere kandidaat in dezelfde categorie toe te kennen.

 

§ 8.

In het kader van de verkiezingen kan de Jury op eigen initiatief een speciale prijs toekennen aan een privé- of rechtspersoon voor zijn/haar verdiensten op het gebied van de Pools-Nederlandse betrekkingen.

 

§ 9.

De vergaderdata van de Jury worden minimaal 3 weken van tevoren bekend gemaakt bij de Juryleden.

 

 

Artikel 5: Verkiezing door publiek (incl. termijnen)

 

§ 1.

Het publiek kan uitsluitend stemmen op kandidaten die zijn voorgedragen en toegelaten volgens de bepalingen van Artikel 3 Aanmelden kandidaten. Alle kandidaten worden geplaatst op de internetsite www.polonus.nl.

 

§2.

De verkiezing wordt gehouden op de internetsite www.polonus.nl vanaf begin oktober 2015. De exacte data van de rondes worden bekend gemaakt op internet.

 

§ 3.

De verkiezing wordt gehouden in twee rondes. De in de eerste ronde uitgebrachte stemmen blijven geldig in de tweede ronde. Vijftien kandidaten met de meeste stemmen gaan door naar de finale. De tweede ronde is de finaleronde.

 

§ 4.

Het aantal uitgebrachte stemmen wordt enkele dagen voor het einde van de internetverkiezing afgeschermd.

De winnaar wordt bekend gemaakt tijdens de feestelijke prijsuitreiking op 21 november 2015.

 

 

Artikel 6. Termijnen verkiezing door Jury

 

§ 1.

De verkiezingen gaan in op 1 mei 2015.

De sluitingsdatum voor het aanmelden van kandidaten is 30 juni 2015. Het bestuur kan de sluitingsdatum verlengen.

 

§ 2.

Na de sluiting maakt de Secretaris een overzicht met alle correct voorgedragen kandidaten en stuurt alle informatie door naar de Jury , uiterlijk 31 augustus 2015.

 

§ 3.

Mochten de gegevens van een kandidaat wijzigen, dan is hij/zij verplicht deze binnen 7 dagen na de wijziging aan het secretariaat van de Jury te melden.

 

§ 4.

Van alle kandidaten zal de Jury uiterlijk 10 oktober 2015 drie kandidaten per categorie nomineren. Alle nominaties worden per direct doorgegeven aan de Stichting Polonus.

 

§ 5.

De bekendmaking van alle winnaars zal op 21 november 2015 plaatsvinden tijdens de feestelijke prijsuitreiking. Hiermee wordt de vierde editie van de verkiezing „Pool van het Jaar 2015" afgesloten.

 

 

Artikel 7. Prijzen

 

§ 1.

De Jury kent de prijzen in de zes (6) verschillende categorieën toe (Categorieprijzen). De Jury is gerechtigd af te zien van het toekennen van de prijs, zonder de redenen hiervan bekend te hoeven maken.

 

§ 2.

Het Bestuur kent de prijs voor de verkiezing door het Publiek toe (Publieksprijs). Het Bestuur is gerechtigd af te zien van het toekennen van de prijs, zonder de redenen hiervan bekend te hoeven maken.

 

§ 3.

De prijs van zowel de verkiezing door de Jury als de verkiezing door het Publiek is het ‘Polonus’ beeldje en een certificaat met de betreffende titel. Beeldjes en certificaten kunnen niet worden geruild voor een equivalent.

 

§ 4.

In het geval de winnaar niet in staat is om persoonlijk de prijs in ontvangst te nemen op 21 november 2015, kan hij/zij een andere persoon hiervoor afvaardigen. Het is ook mogelijk om de prijs persoonlijk of door de gemachtigde persoon op te laten halen ten kantore van de Stichting Polonus. De prijs kan ook per aangetekende post worden verstuurd.

 

 

Artikel 8. Slotbepalingen

 

§ 1.

Het Bestuur van de Stichting Polonus behoudt zich het recht voor om dit reglement te wijzigen. Alle wijzigingen worden gepubliceerd op de website www.polonus.nl

 

§ 2.

Over alle niet in dit reglement beschreven zaken, besluit het Bestuur van de Stichting Polonus.

 

§ 3.

Ingezonden documenten worden niet teruggegeven aan de inzenders.

 

§4.

De organisator vergoedt geen reis- en/of verblijfskosten van de kandidaten en/of genomineerden.

 

§ 5.

Alle aan de verkiezing van Pool van het jaar verbonden of hieruit voortvloeiende geschillen, vallen onder het Nederlandse recht. Exclusief bevoegd is de kantonrechter te Amsterdam.

 

Dit reglement is vastgesteld door het Bestuur van de Stichting Polonus op 10 april 2015 en is daarna gepubliceerd op de website van de Stichting Polonus www.polonus.nl

 

Bestuur van de Stichting Polonus
Amsterdam, 10 april 2015