REGLEMENT VERKIEZING POOL VAN HET JAAR IN NEDERLAND ´POLONUS 2014´

 

Artikel 1. Algemene bepalingen

§ 1.

Dit reglement beschrijft de bepalingen voor de derde editie van de verkiezing van de Pool van het Jaar in Nederland : ”Polonus 2014”. Het reglement wordt van kracht op de begindag van de verkiezing.

§ 2.

De verkiezing wordt georganiseerd door de Stichting Polonus die in 2011 is opgericht op initiatief van:

• Pools-Nederlandse Kulturele Vereniging - www.pnkv.nl

• Vereniging van Pools-Nederlandse Ondernemingen – www.vpno.nl

• OTTO Work Force - www.ottoworkforce.eu

Het initiatief wordt volledig gesteund door de Poolse Ambassade in Nederland - www.haga.msz.gov.pl/nl/

§ 3.

De verkiezing heeft tot doel Poolse successen en inbreng in de Nederlandse maatschappij te promoten en mee te bouwen aan een positief imago van Polen in Nederland. Bijzondere prestaties van in Nederland wonende Polen worden uitvoerig gepresenteerd en deze excellente vertegenwoordigers van Polen worden in de schijnwerpers gezet. Verder worden de Pools-Nederlandse betrekkingen door het organiseren en uitvoeren van deze verkiezing gestimuleerd.

§ 4.

Er is sprake van een verkiezing door een onafhankelijke Jury in de volgende vijf Categorieën:

• Business

• Cultuur

• Wetenschap en Techniek

• Jonge Succesvolle Pool

• Ere Polonus – prijs voor een vertegenwoordiger van de Nederlandse maatschappij, voor zijn/haar grote verdiensten op het gebied van de integratie van Polen in Nederland

Iedere Categorie kent een winnaar die een prijs ontvangt (Categorieprijs).

§ 5.

Daarnaast is er sprake van een verkiezing van de Pool van het Jaar 2014 door het Publiek via Internet. Hieruit volgt één winnaar die een prijs ontvangt (Publieksprijs).

 

Artikel 2. Kandidaten

§ 1. Per categorie zijn onderstaand de algemene vereisten voor kandidaatstelling weergegeven:

BUSINESS

Ondernemers die ten minste drie jaar actief zijn op de Nederlandse markt, succesvol zijn door groei(cijfers), verworven bekendheid en/of zakelijke handelscontacten met Polen, nieuwe werkplekken creëren en bouwen aan het goede imago van Pools ondernemerschap in Nederland.

CULTUUR

Artiesten en kunstenaars actief op het gebied van de Poolse, Nederlandse en/of Europese cultuur, of organisatoren van in Nederland herkenbare culturele evenementen.

WETENSCHAP EN TECHNIEK

Personen die door hun wetenschappelijk onderzoek of op andere manieren in Nederland aan de ontwikkeling van de wetenschap bijdragen en bouwen aan het positieve imago van het hoge Poolse wetenschappelijke niveau.

SUCCESVOLLE JONGE POOL

Personen tot 35 jaar die zich door hun activiteiten en verdiensten op een excellente wijze onderscheiden binnen de generatie jonge Polen in Nederland.

ERE POLONUS

Voor een persoon van Nederlandse origine of een Nederlandse organisatie met grote verdiensten voor de Poolse gemeenschap in Nederland. Nederlanders of Nederlandse organisaties die ten behoeve van de integratie van Polen of de Poolse gemeenschap in Nederland actief zijn op het gebied van o.a. sociale, culturele en educatieve behoeftes, arbeids- en woonomstandigheden, etc.

§ 2.

In de categorieën Business, Cultuur, Wetenschap & Techniek en Jonge Succesvolle Pool mogen alleen in Nederland wonende Poolse burgers of personen van Poolse origine kandidaat gesteld worden.

In de categorie Ere Polonus, mogen alleen in Nederland wonende Nederlandse burgers, personen van Nederlandse origine of organisaties die in Nederland actief zijn en gevestigd, kandidaat gesteld worden.

§ 3.

De volgende personen en hun gezinsleden zijn uitgesloten voor de verkiezing:

• Medewerkers van de Poolse diplomatieke dienst en Poolse internationale organisaties;

• Bestuursleden van de Stichting Polonus en de bij de organisatie betrokken vrijwilligers;

• Leden van de Jury.

§ 4.

Kandidaten mogen meedoen aan de verkiezing in slechts één categorie.

Kandidaten van vorige edities kunnen slechts opnieuw worden voorgedragen indien dit kan worden gemotiveerd met recente verdiensten van na de vorige editie waarin de betreffende persoon als kandidaat heeft meegedaan.

 

Artikel 3. Aanmelden kandidaten

§ 1.

Kandidaten kunnen worden aangemeld voor verkiezingen door:

• Verenigingen, stichtingen of andere organisaties;

• Groepen van individuele personen van tenminste 5 mensen;

• Winnaars van vorige edities (iedere winnaar eenmalig recht).

§ 2.

Naast het invullen van verplichte documenten, zoals aangegeven in § 3. dient de kandidaatstelling te worden ondersteund door:

• Het bestuur van de desbetreffende organisatie - in geval van kandidaatstelling door vereniging, stichting of een andere organisatie;

• Ten minste 5 personen - in geval van groepsgewijs voorgedragen kandidaten;

• Winnaar van een vorige editie.

§ 3.

Tot de verplichte documenten behoren:

Een aanmeldingsformulier met de motivering van de kandidaatstelling (bijlage 1) getekend door:

• Het bestuur van de vereniging, stichting of andere organisatie;

• Een groep (tenminste 5) personen met vermelding van alle voor- en achternamen, telefoonnummers en/of e-mailadressen;

• Winnaar van een vorige editie.

Een formulier met de toestemming van de kandidaat voor zijn/haar deelname aan de verkiezingen en de verklaring van de kandidaat dat hij/zij akkoord gaat met het verwerken van de persoonlijke gegevens (bijlage 2).

§ 4.

De aan de verkiezingen deelnemende kandidaat verklaart schriftelijk dat hij/zij:

• Toestemming geeft om te worden voorgedragen;

• Akkoord gaat met het verwerken van zijn/haar in het aanmeldingsformulier vermelde persoonsgegevens.

Deelname aan de verkiezingen houdt in dat kandidaten akkoord gaan met het openbaar maken van hun voor- en achternaam en het plaatsen van de kandidatuur met de motivering op de website van de Stichting Polonus.

§ 5.

De volledig ingevulde formulieren gaarne sturen naar e-mailadres: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. . Of postadres:

Stichting Polonus,

T.a.v. Secretariaat van de Jury
Postbus 80

3700 AB Zeist

§ 6 .

Het is mogelijk om een voordracht van kandidaten geheel elektronisch in te dienen via de website www.polonus.nl. Een ingevuld formulier wordt verstuurd naar e-mailadres Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. , waarna een ontvangstbevestiging naar de verzender wordt verstuurd. Een ondertekende toestemming van de kandidaat dient per mail of per post te worden nagezonden.

§ 7 .

Iedere, op de juiste wijze voorgedragen kandidatuur wordt toegelaten tot de verkiezing. De organisator is gerechtigd om aanmeldingen die niet aan de vereisten van dit reglement voldoen, af te wijzen.

 

Artikel 4. De Jury

§ 1.

De Jury wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van in Nederland actief zijnde Poolse organisaties. De organisaties die in de Jury zitting nemen, vaardigen één (bestuurs)lid af, die over één stem zal beschikken. De organisator behoudt het recht voor om personen van buiten de kring van Poolse organisaties als jurylid op te roepen.

§ 2.

De Jury wordt voorgezeten door een door het bestuur van de Stichting Polonus uitgenodigde Poolse hoogwaardigheidsbekleder.

§ 3 .

Van alle kandidaten zal de Jury in eerste instantie drie kandidaten per categorie nomineren. Alle nominaties worden per direct doorgegeven aan de Stichting Polonus die alle genomineerde kandidaten op de hoogte stelt en de namen bekend maakt op internet. Alle genomineerde kandidaten worden uitgenodigd voor de prijsuitreiking.

§ 4.

Vervolgens kiest de Jury een winnaar per Categorie. Van deze zitting wordt een proces-verbaal gemaakt met de motivering van de Juryleden over de keuze van de Polonus 2014 in de verschillende categorieën.

§ 5.

De jurybesluiten worden genomen met meerderheid van stemmen. Onthouden van stemming door Juryleden is niet toegestaan. In het geval van een gelijk aantal stemmen, is de stem van de Voorzitter doorslaggevend. Er kan geen beroep worden gedaan op de beslissing van de Jury.

§ 6.

Indien nodig zullen medewerkers van het Jurysecretariaat contact opnemen met de personen die de kandidaten hebben voorgedragen en ook met de voorgedragen kandidaten voor vragen en/of verzoeken om meer informatie.

§ 7.

In het geval dat de Jury informatie verkrijgt omtrent het aan de Jury verschaffen van valse gegevens en/of het schenden van de wet en/of het op andere wijze niet nakomen van de inhoud van dit reglement, heeft de Jury het recht om de toekenning van de prijs op te schorten totdat alle onzekerheden opgehelderd zijn, danwel af te zien van de toekenning van de prijs, danwel de prijs aan een andere kandidaat in dezelfde categorie toe te kennen.

§ 8.

In het kader van de verkiezingen kan de Jury op eigen initiatief een speciale prijs toekennen aan een privé- of rechtspersoon voor zijn/haar verdiensten op het gebied van de Pools-Nederlandse betrekkingen.

§ 9.

De vergaderdata van de Jury worden minimaal 3 weken van tevoren bekend gemaakt bij de Juryleden.

 

Artikel 5: Verkiezing door publiek (incl. termijnen)

§ 1.

Het publiek kan uitsluitend stemmen op kandidaten die zijn voorgedragen en toegelaten volgens de bepalingen van Artikel 3 Aanmelden kandidaten. Alle kandidaten worden geplaatst op de internetsite www.polonus.nl.

§2.

De verkiezing wordt gehouden op de internetsite www.polonus.nl vanaf begin oktober. De exacte data van de rondes worden bekend gemaakt op internet.

§ 3.

De verkiezing wordt gehouden in twee rondes. De in de eerste ronde uitgebrachte stemmen blijven geldig in de tweede ronde. Vijftien kandidaten met de meeste stemmen gaan door naar de finale. De tweede ronde is de finaleronde. De vijftien deelnemers aan de finale ontvangen een uitnodiging voor het gala op 15 november 2014.

§ 4.

Het aantal uitgebrachte stemmen wordt enkele dagen voor het einde van de internetverkiezing afgeschermd. De winnaar wordt bekend gemaakt tijdens de feestelijke prijsuitreiking op 15 november 2014.

 

Artikel 6. Termijnen verkiezing door Jury

§ 1.

De verkiezingen gaan in op 1 mei 2014.

De sluitingsdatum voor het aanmelden van kandidaten is 31 juli 2014.

§ 2.

Na de sluiting maakt de Secretaris een overzicht met alle correct voorgedragen kandidaten en stuurt alle informatie door naar de Jury uiterlijk 31 augustus 2014.

§ 3.

Mochten de gegevens van een kandidaat wijzigen, dan is hij/zij verplicht deze binnen 7 dagen na de wijziging aan het secretariaat van de Jury te melden.

§ 4.

Van alle kandidaten zal de Jury uiterlijk 10 oktober 2014 drie kandidaten per categorie nomineren. Alle nominaties worden per direct doorgegeven aan de Stichting Polonus die alle genomineerde kandidaten schriftelijk binnen 5 dagen na de beslissing op de hoogte zal stellen.

§ 5.

De bekendmaking van alle winnaars zal op 15 november 2014 plaatsvinden tijdens de feestelijke prijsuitreiking. Hiermee wordt de derde editie van de verkiezing „Pool van het Jaar 2014" afgesloten.

 

Artikel 7. Prijzen

§ 1.

De Jury kent de prijzen voor de verschillende categorieën toe (Categorieprijzen). De Jury is gerechtigd af te zien van het toekennen van de prijs, zonder de redenen hiervan bekend te hoeven maken.

§ 2.

Het Bestuur kent de prijs voor de verkiezing door het Publiek toe (Publieksprijs). Het Bestuur is gerechtigd af te zien van het toekennen van de prijs, zonder de redenen hiervan bekend te hoeven maken.

§ 3.

De prijs van zowel de verkiezing door de Jury als de verkiezing door het Publiek is het ‘Polonus’ beeldje en een certificaat met de betreffende titel. Beeldjes en certificaten kunnen niet worden geruild voor een equivalent.

§ 4.

In het geval de winnaar niet in staat is om persoonlijk de prijs in ontvangst te nemen op 15 november, kan hij/zij een andere persoon hiervoor afvaardigen. Het is ook mogelijk om de prijs persoonlijk of door de gemachtigde persoon op te laten halen ten kantore van de Stichting Polonus. De prijs kan ook per aangetekende post worden verstuurd.

 

Artikel 8. Slotbepalingen

§ 1.

Het Bestuur van de Stichting Polonus behoudt zich het recht voor om dit reglement te wijzigen. Alle wijzigingen worden gepubliceerd op de website www.polonus.nl

§ 2.

Over alle niet in dit reglement beschreven zaken, besluit het Bestuur van de Stichting Polonus.

§ 3.

Ingezonden documenten worden niet teruggegeven aan de inzenders.

§4.

De organisator vergoedt geen transport- en/of verblijfskosten van de kandidaten en/of genomineerden.

§ 5.

Alle aan de verkiezing van Pool van het jaar verbonden of hieruit voortvloeiende geschillen, vallen onder het Nederlandse recht.

 

Dit reglement is vastgesteld door het Bestuur van de Stichting Polonus op 7 februari 2014 en is daarna gepubliceerd op de website van de Stichting Polonus www.polonus.nl

 

Bestuur van de Stichting Polonus
Amsterdam, 7 februari 2014